8 Cara Mengelola Keuangan Usaha yang Baik dan Benar

KLIK CIANJUR – Anda adalah pemilik bisnis kecil, tetapi bukan berarti Anda harus menjadi manajer keuangan yang buruk. Bahkan jika Anda tidak pandai menyeimbangkan buku cek atau mengelola anggaran, ada beberapa cara untuk mengelola keuangan Anda dan menghemat uang usaha. Dengan menyiapkan sistem yang terorganisir untuk melacak pengeluaran, melakukan pembayaran tepat waktu, dan mendapatkan bantuan pajak lebih awal (dan sering), Anda dapat menghemat ratusan ribu atau jutaan rupiah selama bertahun-tahun.

Cara Mengelola Keuangan Usaha

1. Siapkan rekening tabungan untuk bisnis Anda.

Menyiapkan rekening tabungan untuk bisnis Anda adalah cara pertama menuju mengelola keuangan usaha yang lebih baik. Anda mungkin perlu menabung untuk:

• Keadaan darurat bisnis. Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan mengalami pengeluaran yang tidak terduga, dan memiliki rekening giro bisnis yang sehat akan mempermudah penanganan hal yang tidak terduga ketika hal itu terjadi.
• Musim pajak. Bahkan jika Anda melakukan pajak sendiri, ada biaya yang terkait dengan melakukannya yang harus Anda rencanakan-seperti membeli perangkat lunak dan membayar seorang profesional untuk membantu dengan pertanyaan persiapan pajak atau kesalahan yang Anda buat di sepanjang jalan.
• Pengeluaran bisnis di masa depan. Memiliki tabungan sebelumnya akan memungkinkan Anda lebih fleksibel dengan berapa banyak uang yang dibelanjakan untuk peralatan baru atau perlengkapan kantor saat mereka muncul di sepanjang siklus hidup perusahaan Anda (dan membantu mencegah biaya cerukan sial di akhir bulan).

2. Menetapkan prosedur pembayaran.

Meskipun penting untuk mengetahui perbedaan antara debit dan kredit, atau cara menggunakan program spreadsheet, Anda juga perlu menyiapkan sistem untuk menerima pembayaran dari pelanggan dan melacak utang Anda kepada mereka. Pastikan Anda memiliki cara untuk melacak tagihan apa yang jatuh tempo kapan agar Anda tidak lengah dengan tagihan tak terduga di akhir setiap bulan.

3. Tentukan cara membayar diri Anda sendiri.

Setelah Anda memutuskan berapa banyak uang yang akan dimasukkan ke dalam bisnis Anda, Anda perlu memutuskan berapa banyak dari uang itu yang akan digunakan untuk membayar diri Anda sendiri. Jumlah yang Anda bayarkan kepada diri Anda sendiri tergantung pada bisnis Anda dan apa yang diperlukan agar bisnis berjalan lancar.

Jika Anda memulai bisnis kecil bersama teman atau anggota keluarga, mungkin lebih mudah untuk membagi penghasilan secara merata di antara semua orang yang terlibat. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa setiap orang dibayar secara adil dan diberi kompensasi atas waktu dan upaya mereka. Jika satu orang memiliki lebih banyak pengalaman daripada yang lain (atau menyumbangkan lebih banyak waktu), mereka mungkin menerima bagian keuntungan yang lebih besar – tetapi ini tidak berarti mereka akan mendapatkan lebih banyak per jam daripada orang lain dalam kelompok yang mendedikasikan lebih sedikit waktu tetapi melakukan pekerjaan yang berkualitas!

Di sisi lain, jika Anda menjalankan perusahaan yang lebih besar di mana keuntungan cukup signifikan bagi setiap orang yang bertanggung jawab untuk membawa pulang uang tunai yang serius setiap bulannya, maka akan ada tekanan dari orang-orang di sekitar mereka yang bertanya mengapa mereka harus dibayar lebih tinggi daripada orang lain yang melakukan pekerjaan serupa di tempat lain.”

4. Dapatkan bantuan pajak sejak dini.

Jika menyangkut keuangan Anda, yang terbaik adalah mendapatkan bantuan dari seorang profesional sesegera mungkin – dan itu berlaku untuk membayar pajak.

Musim pajak adalah salah satu waktu yang paling menegangkan bagi pemilik bisnis kecil. Anda tidak hanya harus melacak semua pengeluaran dan penjualan Anda, tetapi IRS akan mengharapkan Anda membayarnya kembali tepat waktu dengan jumlah yang sesuai yang dipotong dari setiap gaji.

Jika ini terdengar seperti sesuatu yang terlalu berat bagi Anda, jangan khawatir! Ada banyak sumber daya yang tersedia: program perangkat lunak pajak yang dirancang khusus untuk usaha kecil; akuntan publik bersertifikat (CPA) yang berspesialisasi dalam membantu pengusaha mengelola uang mereka; forum online tempat pemilik bisnis lain dapat berbagi kiat tentang bagaimana mereka menangani situasi serupa di masa lalu; atau bahkan seorang akuntan yang bersedia bekerja dengan Anda dari jarak jauh menggunakan Slack sehingga mereka dapat melihat dengan tepat apa yang terjadi dengan perusahaan Anda tanpa harus melakukan perjalanan ke seluruh kota hanya agar mereka dapat bertemu tatap muka sesekali.

5. Simpan catatan pengeluaran secara rinci.

Anda harus menyimpan catatan pengeluaran Anda secara terperinci. Ini bisa sesederhana membuat spreadsheet dan memasukkan detail setiap kali Anda membelanjakan uang untuk bisnis Anda, atau bisa juga lebih kompleks dari itu. Jika bisnis Anda memiliki banyak lokasi, pertimbangkan untuk menggunakan berbagai jenis perangkat lunak untuk melacak keuangan mereka secara terpisah jika perlu.

Berikut ini beberapa saran tentang cara melacak uang Anda dengan lebih baik:

• Buat akun terpisah untuk setiap lokasi. Hal ini memudahkan untuk melihat ke mana uang Anda pergi sekilas dan juga memungkinkan Anda untuk melacak lokasi mana yang berkinerja baik versus lokasi mana yang membutuhkan bantuan untuk meningkatkan penjualan agar menghasilkan lebih banyak keuntungan.

6. Catat setiap tanda terima dan faktur.

Cara lainnya dalam mengelola keuangan usaha Anda adalah mencatat setiap penerimaan dan faktur. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah melacak berapa banyak uang yang Anda hasilkan, bayarkan dan belanjakan.

Melacak kuitansi dan faktur itu penting karena memberikan informasi berharga tentang berapa banyak uang yang masuk ke perusahaan-dan dari mana asalnya. Mereka juga memberikan wawasan tentang jenis pengeluaran yang telah dikeluarkan perusahaan Anda dari waktu ke waktu.

Mempertahankan sistem untuk mengatur dokumen-dokumen ini akan membuatnya tetap teratur sehingga tidak ada kebingungan ketika tiba saatnya untuk memeriksanya nanti di kemudian hari ketika pajak perlu diajukan atau pertanyaan terkait bisnis lainnya muncul di kemudian hari.

7. Buat sistem agar tetap teratur.

Ini penting karena jika Anda tidak tahu di mana kuitansi berada, bagaimana Anda bisa yakin bahwa jumlah yang benar telah dipotong dari rekening bank Anda? Bagaimana Anda tahu faktur apa saja yang sudah dibayar dan mana yang perlu dibayar? Ini juga penting untuk waktu pajak!

• Buat folder untuk setiap jenis dokumen keuangan: Kuitansi di satu folder, faktur di folder lain (atau beberapa!), dan seterusnya. Anda juga bisa membuat subfolder dalam kategori ini jika perlu. Pastikan semuanya diberi label dengan jelas sehingga semua orang tahu jenis dokumentasi mana yang masuk ke folder mana pada tahun atau bulan apa, dan lain-lain
• Gunakan perangkat lunak atau program spreadsheet seperti Excel atau Numbers (Mac) / Google Sheets (PC) untuk melacak pengeluaran. Hal ini memungkinkan kita untuk melihat ke mana uang kita pergi dari waktu ke waktu serta memberi kita wawasan tentang berapa banyak uang yang kita hasilkan per bulan melalui berbagai aliran pendapatan seperti pendapatan iklan versus biaya berlangganan versus biaya transaksi dll..

8. Lacak uang Anda saat masuk.

Untuk melacak uang Anda saat masuk, Anda harus membuat sistem. Ini bisa sesederhana mencatat tanggal dan jumlah setiap transaksi di buku catatan, atau Anda mungkin ingin berinvestasi dalam aplikasi yang memungkinkan Anda melakukan ini. Langkah ini penting karena memberi Anda visibilitas atas semua sumber pendapatan Anda sehingga tidak hilang di antara angka-angka lain di neraca Anda. Dengan melacak dari mana uang Anda berasal, Anda akan dapat mengidentifikasi saluran mana yang berkinerja baik – dan saluran yang tidak layak dikejar lagi.

Manfaat memiliki informasi ini adalah mengetahui dengan tepat berapa banyak arus kas yang akan masuk ke dalam bisnis pada hari tertentu dan dapat merencanakan pengeluaran yang sesuai sebelum terjadi (atau bahkan lebih baik: menghindarinya sama sekali). Misalnya, katakanlah tagihan tak terduga datang sebesar Rp 5 juta besok pagi; jika sistem akuntansi Anda menunjukkan bahwa hanya ada Rp 1 juta yang tersisa sampai hari gajian-dan tidak ada penyangga bawaan-maka inilah saatnya untuk melakukan beberapa tindakan darurat!

BACA JUGA: Daftar Obat Sirup yang Ditarik BPOM, Waspadalah!

Kesimpulan: Cara mengelola keuangan usaha sangat mudah

Kesimpulannya, pemilik usaha kecil bisa menghemat uang dengan tetap teratur dengan keuangan. Melacak uang Anda dan memiliki sistem untuk mengelola catatan keuangan Anda adalah kunci untuk menekan biaya. Entah itu spreadsheet Excel, buku besar tulisan tangan, atau aplikasi penganggaran, kemampuan untuk memperhitungkan ke mana semua dana mengalir sangat penting untuk menjalankan bisnis yang sukses.

Perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks dapat membantu Anda mengatur dan melacak informasi penting serta menghasilkan laporan yang akan memberi Anda wawasan tentang berapa banyak uang yang Anda hasilkan dan belanjakan pada waktu yang berbeda sepanjang tahun. Menyimpan catatan terperinci juga akan membuat pengajuan pajak lebih mudah-dan mungkin ada keringanan pajak yang tersedia jika Anda mengerjakan proyek kreatif seperti menulis atau seni!

Sebagai pemilik bisnis kecil, penting untuk tetap memperhatikan hal-hal seperti faktur sehingga Anda tidak melewatkan pembayaran yang jatuh tempo dari pelanggan (atau sebaliknya). Menyimpan tanda terima mungkin tampak membosankan, tetapi jika terjadi kesalahan dengan pesanan dari Amazon-misalnya-Anda akan senang mereka masih ada ketika mencoba menyelesaikan masalah dengan perwakilan layanan pelanggan yang tidak selalu membantu ketika menyelesaikan masalah yang terkait langsung dengan kebijakan perusahaan mereka sendiri daripada hanya mencoba yang terbaik dalam menyelesaikan masalah yang dibawa oleh pelanggan itu sendiri.

Setelah Anda memiliki alat dan cara yang tepat, mengelola keuangan usaha kecil Anda bisa sedikit lebih mudah. Jika Anda masih berjuang untuk memulai, jangan ragu untuk menghubungi seseorang yang tahu apa yang mereka lakukan. Ada banyak orang yang ingin membantu bisnis kecil agar berhasil dan mereka akan dengan senang hati meminjamkan keahlian mereka di bidang ini!