Tugas, Tanggung Jawab, dan Syarat Jadi Sekretaris Perusahaan yang Baik

CIANJURUPDATE.COM – Menjadi seorang sekretaris bukan menjadi salah satu profesi yang mudah begitu saja. Selain itu, menjadi seorang sekretaris mempunyai banyak tugas yang harus dilakukan pada setiap hari. Sehingga Anda harus tahu Tugas, Tanggung Jawab, dan Syarat Jadi Sekretaris Perusahaan yang Baik.

Untuk menjadi seorang sekretaris ada beberapa syarat dan ketentuan yang harus benar-benar diperhatikan. Maka dari itu, untuk kesempatan kali ini akan dibahas mengenai profesi sekretaris. Bagi anda yang penasaran dengan profesi sekretaris bisa simak penjelasan lebih lengkapnya di bawah ini. 

Deskripsi Profesi Sekretaris 

Sekretaris adalah salah satu profesi administratif yang mempunyai sifat sebagai pendukung. Selain itu, untuk profesi yang satu ini lebih merujuk pada pekerjaan kantoran dan mempunyai tugas untuk menyelesaikan semua pekerjaan administratif. 

Dengan menjadi seorang sekretaris, anda akan diminta untuk membantu pihak pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan. Bahkan, sekretaris juga menjadi salah satu roda bagi perusahaan maupun organisasi. Tugas harian dari seorang sekretaris dibagi menjadi beberapa kategori yaitu: 

• Mengurus surat menyurat. 
• Menerima tamu. 
• Menyimpan semua arsip-arsip yang penting. 
• Mengatur pertemuan dengan beberapa relasi atau klien. 
• Mengatur dekorasi di dalam ruangan. 
• Mempersiapkan pidato para pimpinan. 
• Mengirimkan beberapa ucapan kepada beberapa relasi atau klien. 

Tugas dan Tanggung Jawab Dari Profesi Sekretaris 

Ada 7 Tugas dan tanggung jawab ketika mempunyai profesi sebagai sekretaris. Untuk ketujuh tugas dan tanggung jawab tersebut adalah: 

• Sebagai sekretaris harus bisa menjalankan perintah yang diberikan oleh pimpinan. Selain itu, seorang sekretaris juga harus bisa mengumpulkan beberapa data dan membuat makalah pidato. 
• Sekretaris sebagai alat untuk menghubungkan antara pimpinan dan juga beberapa tim lainnya. Bahkan, seorang sekretaris juga harus bisa menyampaikan kebijakan kepada anggotanya dengan menggunakan email. 
• Sekretaris sebagai alat menghubungkan antara pimpinan dengan beberapa orang yang ada di luar organisasi. Biasanya, seorang sekretaris menjadi salah satu pintu gerbang untuk menghubungi atau bertamu dengan para pimpinan. 
• Menjawab semua panggilan atau pesan yang masuk di dalam perusahaan maupun organisasi. Selain itu, sekretaris juga harus bisa membuat beberapa surat yang dibutuhkan oleh para perusahaan. 
• Sekretaris harus bisa membuat arsip untuk mengajukan beberapa dokumen masuk dan dan keluar. 
• Seorang sekretaris harus mengatur jadwal untuk mengatur rapat dengan beberapa komponen atau staf lainnya. 
• Sekretaris sebagai alat untuk mempertahankan kepercayaan dan melindungi semua kerahasiaan informasi tersebut. 

Keterampilan dan Pengetahuan Menjadi Seorang Sekretaris 

Sebagai seorang sekretaris harus mempunyai beberapa keterampilan dan pengetahuan secara khusus. Ada 7 keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris yaitu: 

• Harus mempunyai attitude dan keterampilan yang baik. Tampilan yang baik tidak hanya di dalam segi berpenampilan saja. Akan tetapi, untuk segi personaliti dan etika juga harus diperhatikan. 
• Mempunyai human relation skills yang baik. Dengan sikap yang satu ini bertujuan untuk memahami, memotivasi dan mengarahkan SDM supaya bisa mencapai tujuan tertentu. 
• Sekretaris harus bisa mendapatkan informasi secara cepat. Paling tidak waktu yang dibutuhkan maksimal 3 menit. 
• Bisa berbagai macam-macam bahasa asing. Seorang sekretaris harus memiliki kemampuan bahasa Indonesia yang baik dan berguna dalam proses surat menyurat. 
• Mempunyai kemampuan dalam menggunakan beberapa perangkat lunak seperti Microsoft Office dan masih banyak lainnya. 
• Mempunyai kemampuan organisasi yang cukup dan memadai. 

Syarat Jadi Sekretaris 

Seperti yang anda ketahui, untuk menjadi seorang sekretaris biasanya mempunyai keunikan kepribadian tersendiri. Ada 7 kepribadian yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris yaitu: